Calidad de vida, Gestiona tu carrera, Productividad

¿Tú día no rinde lo suficiente? Checa estos consejos para hacerlo más productivo.

Llegas a la oficina, empiezas a resolver tus pendientes y a contestar e-mails, luego suena el teléfono. Además tu jefe te pide una ayuda urgente, un compañero te pide ese documento importante y por si fuera poco, recuerdas que hay que terminar una presentación… De repente, el día se acabó y no resolviste nada.

Probablemente ya te sentiste así alguna vez – de hecho es mucho más común de lo que te imaginarás – sin embargo, acumular tareas de esta manera puede ser nocivo para tu trabajo y tu rendimiento laboral. Por esta razón, tendrás que hacer algún cambio. Una de las peores consecuencias de “amontonar” las tareas del día a día es convertirse en un “workaholic” (adicto al trabajo, en inglés),  trabajando más de diez horas en una jornada laboral o inclusive sacrificando los fines de semana.

Para combatir esta situación hay que conocer algunas herramientas que te pueden  ayudar para que tu día sea más productivo, haciéndote sentir incluso que trabajas menos. A continuación, Love Mondays da diez acciones fáciles y prácticas que puedes adoptar en tu día a día. ¡Consúltalas!

1 – Tener una agenda

El utilizar una agenda mejora mucho tu rutina. Ya sea electrónica o en papel, la agenda libera tu mente de la responsabilidad de almacenar todo, para que te puedas dedicar al 100% a lo que estás haciendo en cada momento.

2 – Dividir el día en bloques

Antes de cualquier cosa, anota el tiempo que te toma hacer cada una de las actividades de tu trabajo. Después, divide esas actividades en 3 bloques diferentes: las importantes que generan resultados, las urgentes (es decir, las que requieren ser resueltas al momento) y las tareas que no generan resultados muy relevantes. Es bueno enfocar como mínimo un 60% de nuestro tiempo a las actividades del primer grupo – las más relevantes.

 3 – Tener un objetivo principal para cada día

Al empezar tu día, dale prioridad a una actividad grande a la cual dedicarás más tiempo. No empieces con una lista de cinco o siete objetivos. Todo lo que hagas después del objetivo principal será una ganancia.

 4 – Determinar un plazo para concluir las tareas

La primera cosa que debes hacer antes de comenzar a trabajar sobre una tarea es calcular el plazo para terminarla. Para esto, deberás negociar con tu supervisor el horario o fecha de entrega del proyecto que te haya encargado.

 5 – Organizar tu correo electrónico en carpetas

Lo más recomendable es crear cuatro o cinco carpetas en tu sistema de correo para optimizar su uso. En la primera puedes colocar los e-mails que esperan una respuesta; en la segunda, las acciones no urgentes; en la tercera, archivo; y finalmente en la cuarta, la bandeja de entrada tradicional, que debe tener únicamente los mails que necesitan ser respondidos en un corto plazo.

 6 – Compartir responsabilidades

Para evitar que te quedes más tiempo en la oficina esperando acciones de otras personas para poder avanzar, enfócate en la comunicación. Deja claro cuál es tu propio plazo y pon una fecha límite en equipo para que cada quien entregue su parte, de tal manera que puedas terminar el proyecto a tiempo.

 7 – Reservar un tiempo para no hacer nada

El tiempo ocioso ayuda para mejorar nuestra concentración cuando regresamos a trabajar. Por eso, sugerimos tomarte un “break” de diez minutos cada hora para hablar con colegas, comer algo o descansar.

 8 – Organizar el ambiente de trabajo

Un ambiente desordenado es una invitación para la improductividad. Por eso, dedica algunos momentos un día para organizar los cajones, otro día para organizar las carpetas y así sucesivamente.

 9 – Saber decir “no”

No eres un superhéroe o heroína. Si tu jefe te pide una tarea en media hora y sabes que te tomará más de dos horas hacerla, admite que no podrás entregarla a tiempo y que necesitas ayuda. Toma en cuenta que la clave al éxito no es hacer más cosas de las que en realidad puedes hacer.

Sabemos que no es fácil, sin embargo, con un poco de disciplina y enfoque podrás cambiar tu rutina y ser mucho más productivo. ¡Sigue nuestros consejos y aumenta tu satisfacción en el trabajo!